OPINIÃO – O Impacto da digitalização nos eventos: oportunidades e desafios do setor

Retrato de Paulo Ventura, diretor do Expo Center Norte (Joyce Cury)

Três anos após um dos acontecimentos mais marcantes do século – a pandemia do coronavírus –, lidamos diariamente com as diversas marcas desse período. O setor de eventos esteve entre os mais afetados e, com a retomada das atividades presenciais com poucas ou sem restrições em 2022, os profissionais do setor têm buscado adaptar os aprendizados que o formato online trouxe para pensar em soluções ao desafio de criar experiências realmente integradas em feiras, palestras, convenções, shows, congressos e seminários.

Sabemos que a audiência esteve e ainda está altamente conectada virtualmente, mas também ansiou, durante o período, por interações reais com outras pessoas. Aprendemos que quase tudo pode acontecer online, mas ainda não chegamos em um formato virtual que realmente se equipare com os eventos presenciais. Hoje, sem a necessidade de estar remoto, podemos avaliar: como eu quero que seja a presença online do meu evento? Como digitalizar, da melhor maneira, a experiência presencial do meu público?

Há uma maior necessidade por interação social, sair de casa, participar de atividades presenciais. Isso nos traz a oportunidade de reforçar o posicionamento dos eventos como grandes geradores de conexões, sejam elas pessoais ou profissionais e também como alavancas comerciais e espaços geradores de negócios. Há um potencial em expandir essas articulações. Existem no mercado, hoje, inúmeras ferramentas para a digitalização de atividades presenciais, bem como várias outras para criar experiências 100% online. Saber escolher quais são eficientes para entregar eventos realmente integrados digital e presencialmente será um diferencial, e os profissionais que o fizerem certamente sairão na frente.

Como a audiência está mais seletiva quanto aos eventos que atraem sua presença física, é necessário que estas ferramentas sejam pensadas para priorizar conteúdos inéditos em diferentes formatos, além de aplicar tecnologias para torná-los mais interativos e imersivos. Temos espaço para utilizar o digital como aliado do início ao fim das experiências presenciais, não como concorrente. Em alguns momentos, uma transmissão remota será a melhor contribuição da tecnologia para o público, mas em outros é necessário um olhar atento para identificar mais possibilidades de enriquecimento, como liveshops, coleta de dados para conteúdos direcionados, benefícios de fidelidade, ferramentas geolocalizadas, entre outras atividades nativas digitais que suportam e coexistem com experiências presenciais.

Desenha-se um panorama onde é importante estar preparado em diversos níveis, tais como infraestrutura, planejamento e ferramentas. Os organizadores precisam considerar o aspecto digital desde o início do planejamento, em vez de deixá-lo
para o final com a contratação de um ou outro serviço ou buscá-lo somente para cobrir falhas do planejamento. O movimento deve começar na locação, buscando um espaço com a infraestrutura necessária para cumprir o planejamento das ações, que possua boa conexão e rede de internet, pontos de energia, suporte a softwares, logística, entre outros recursos.

Outro ponto de atenção é para os profissionais envolvidos e a importância das pessoas no processo construtivo dos eventos, mesmo quando falamos do digital, há sempre o capital humano que irá gerenciar as ferramentas e ações. Além disso, outra maneira de integrar seu evento ao mundo digital é pensar em como a tecnologia pode melhorar a vivência do seu público em cada etapa, como self check-ins na entrada, totens de localização pelo evento, hub online de informações, gamificação e demais ferramentas.

Ouso dizer que estamos vivenciando um período singular de desenvolvimento do setor, após uma curva exponencial de crescimento digital. Retomamos o presencial com um novo olhar, valorizando cada experiência, mas ainda assim com a necessidade latente de integração digital. Os formatos devem ser usados de maneira sinérgica, enriquecendo a jornada nos eventos, e não competindo entre si. Para essa conjuntura, é fundamental buscar atualização e os melhores parceiros, que estejam sempre de olho no futuro e em constante evolução.

Paulo Ventura atua como Diretor Superintendente do Expo Center Norte desde 2015. Durante sua trajetória na empresa, esteve por três anos à frente da gestão comercial do centro de exposições e convenções que atende eventos a nível nacional e internacional. Também desempenha papéis de liderança na Ubrafe (União Brasileira de Feiras e Eventos de Negócios) há dois anos, ocupando o cargo de presidente desde 2022.